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Más allá del control, las pymes mexicanas buscan adaptarse para mejorar el vínculo con sus empleados

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Más allá del control, las pymes mexicanas buscan adaptarse para mejorar el vínculo con sus empleados

La tecnología aún no ha llegado a muchas pymes, en especial, aquellas que son manejadas por una familia. Muchas pymes aún usan un sistema rudimentario para controlar la rutina de su personal: una simple planilla de Excel. La historia de Marcos sirve de ejemplo. Él es uno de los más de 350000 repartidores de última milla que operan en Chihuahua. Además de las tareas de reparto, una gran parte del tiempo de cada día lo dedicaba a llenar manualmente la planilla al inicio y finalización de su día, además de hacer una llamada rápida al supervisor para confirmar que había empezado su jornada. Pero no hace falta ser un genio de la lámpara para darse cuenta que este sistema no es perfecto. 

En primer lugar no registra las pausas para el descanso ni las horas dedicadas por día para buscar rutas alternativas. En regiones como el estado de Chihuahua sólo esta tarea puede añadir hasta un 30 % más de tiempo por entrega, según los datos que publicó recientemente el Instituto Mexicano del Transporte. Un sólo error en una planilla podría provocar que su supervisor cuestione las horas reportadas. Para Marcos solo podía significar una cosa: menos dinero para llevar a su casa. Las fallas en el registro de horas no solo afectan su nómina a fin de mes, sino que erosionan la confianza entre él y su empleador, empujándolo a ese estado de desmotivación en donde se presenta a trabajar, pero ya no tiene ganas de dar el 100%.

A pesar de la anécdota, el caso de Marcos no es algo aislado en México. De las casi 7000 pymes dedicadas al courier y entregas exprés registradas ante el INEGI, la gran mayoría son negocios familiares que operan con márgenes muy estrechos. A eso debemos sumar que el 62 % de los repartidores declara trabajar más de 48 horas semanales, muy por encima del límite legal que establece la ley mexicana. Además, el 41 % realiza horas extra sin registrarlas adecuadamente, de acuerdo con un estudio de la Asociación Mexicana de Logística. Por suerte, hoy la tecnología ofrece sistemas integrales de control horario que incluyen geolocalización en tiempo real, validación segura e integración directa con la nómina.

Estas herramientas permiten cumplir con la Ley Federal del Trabajo (LFT), que limita las jornadas a ocho horas y establece el pago de horas extraordinarias al doble las primeras nueve y al triple el excedente. En este artículo veremos qué es lo que están haciendo muchas empresas para superar esta situación.

Factorial, la solución 360 para pymes de México

 
 

 Como vemos, uno de los principales problemas que tienen muchas empresas es la imposibilidad de controlar realmente la cantidad de horas que trabaja su personal. Sin embargo, y gracias a empresas como Factorial, esto podría estar cambiando. Factorial es una de las herramientas más importantes del mercado mexicano. Se trata de una solución de programa de asistencia para empleados https://factorial.mx/control-asistencia que permite a los trabajadores y colaboradores realizar el fichaje desde cualquier dispositivo (no importa si es un viejo Android o el nuevo iPhone 17 Pro).

Esto resulta muy importante para muchas empresas que tienen a sus empleados en distintos puntos del país, lejos de su sede central. El sistema de asistencia de Factorial permite crear políticas de fichaje personalizadas y ofrece mecanismos de control avanzados, como el uso de la geolocalización por GPS. Se trata de una función muy requerida para evitar falsos fichajes. Factorial es una solución que ofrece el control total de los empleados.

Además de simplificar la entrada y salida de la jornada, Factorial funciona como una plataforma unificada que gestiona las faltas, incapacidades, vacaciones y la planificación de turnos, convirtiendo procesos manuales y complicados en flujos unificados y efectivos.

Video YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=VGmVtsiTgK8 

Pero los beneficios no se limitan sólo a eso, por ejemplo, para el cumplimiento de la normativa relativa al teletrabajo, Factorial proporciona la base necesaria para documentar el respeto de pausas y el derecho a la desconexión.

Sesame HR, un sistema para empresas con operaciones distribuidas

 
 

 

Otra de las opciones que cada vez llaman más la atención en México es Sesame HR. Esta solución se presenta como una alternativa sólida orientada a empresas con operaciones distribuidas y múltiples sedes. Al igual que Factorial, ofrece registro de entradas, salidas y descansos a través de su aplicación móvil y panel web. Pero en donde Sesame hace la diferencia es por ofrecer una capa analítica que va más allá del simple registro. Esta funcionalidad permite a los emplados de RRHH detectar incidencias críticas, como picos recurrentes de horas extraordinarias por semana o demoras constantes en ciertos turnos. Esta capacidad de análisis es un activo valioso para las pymes y los sectores de RRHH. La plataforma también se enfoca en una narrativa de todo en uno. Si una empresa ya gestiona otros procesos, como reclutamiento, vacaciones o desempeño, dentro de Sesame, la integración del control de asistencia reduce la fricción en la adopción.

UKG, una solución para empresas que trabajan con múltiples contratos colectivos 

Si bien en el artículo hablamos de las pymes de reparto de última milla, muchas empresas de gran escala necesitan soluciones que se adapten a su complejidad masiva de tareas. Para ellos, UKG Pro Workforce Management ofrece una solución pensada en grandes organizaciones. Su principal fortaleza radica en un motor avanzado de timekeeping y scheduling capaz de configurar reglas de cálculo extremadamente complejas. Esto es especialmente atractivo para multinacionales como Coca-Cola o empresas mexicanas grandes que manejan múltiples contratos colectivos de trabajo o esquemas de turnos rotativos difíciles de administrar manualmente. El sistema ayuda a minimizar errores de nómina, lo cual es un riesgo constante en entornos grandes, y a controlar el costo asociado a las horas extra mediante alertas y análisis de escenarios ('what-ifs') de programación.

Buk, una alternativa que permite sincronizar los datos con la nómina

Dentro de Hispanoamérica, una de las que ha ganado bastante terreno es Buk. Esta herramienta pone un fuerte énfasis en la integración nativa del control de asistencia con módulos clave como nómina, permisos, vacaciones y gestión de activos. Para el mercado mexicano, donde la gestión de la nómina puede ser compleja a veces, Buk promete administrar turnos, atrasos y horas extra en tiempo real, convirtiéndose en una verdadera secretaria. Esta sincronía reduce significativamente las conciliaciones manuales y los errores de cálculo, lo que es un beneficio directo para la empresa y una fuente de transparencia para el empleado.

Las claves para mejorar el servicio en las empresas de repartos de última milla en México

Una de las cuestiones que más se preguntan los empresarios mexicanos es: ¿merece la pena el cambio? Y es que muchas personas consideran que se trata de una pérdida de tiempo implementar un programa de asistencia para empleados, en especial entre las que aún usan una planilla de Excel. Sin embargo, las perspectivas de crecimiento de este sector de la mano del comercio electrónico van a obligar a todas las empresas a adaptarse. La empresa que no tenga un buen registro de entradas y salidas de los trabajadores corre el riesgo de perder ese personal en manos de la competencia.

Entre los beneficios que se pueden detectar a simple vista están:

- Mejor riesgo de contingencias laborales. Al tener un sistema auditable que es gestionado por un tercero, tanto los empleados como los empleadores pueden quedarse tranquilos. Para repartidores como Marcos, la trazabilidad que ofrece un sistema con geolocalización al momento del fichaje asegura que su tiempo, incluyendo los minutos de espera que debe esperar en la gasolinera, sean pagados de forma segura por su empleador.

- Transformación de la cultura empresarial. Uno de los problemas más comunes de este tipo de empresas es que muchos empleados sienten que no son valorados. El sistema de control horario se aplica con imparcialidad y es menos propenso a caer en la 'renuncia silenciosa'. El control horario digital, junto con beneficios no económicos como la capacitación y el desarrollo profesional que se consideran parte del 'salario emocional', que fortalecen el compromiso del trabajador con la empresa.

- Reportes detallados. Los datos sobre puntualidad y acumulados de horas extra permiten a RRHH detectar si los turnos están mal dimensionados o si las cargas de trabajo están desbalanceadas, lo cual es esencial para abordar los riesgos contemplados en la ley de trabajadores remotos. Desde Factorial hasta UKG, la elección de la herramienta correcta empodera a las empresas para tomar decisiones informadas, alinear las políticas internas con la ley y, sobre todo, asegurar que la fuerza laboral se sienta cuidada y respetada, un activo que no puede ser sustituido por ningún algoritmo.

Como podemos ver este tipo de decisiones son trascendentales para muchas empresas. Pero en un sector en donde durante muchos años trabajaron con herramientas casi artesanales, la necesidad de escalar el negocio a un nuevo nivel requiere de la ayuda de herramientas digitales que permitan optimizar el tiempo y mejorar el vínculo entre el empleado y la empresa.